Base de dados no contas a receber: entenda o que é, importância e como fazer!

O setor de contas a receber é fundamental para manter a saúde financeira de uma empresa. Afinal, é ele quem faz a recuperação de crédito dos clientes devedores e, consequentemente, evita os prejuízos causados pela inadimplência.

Mas, para que esse departamento funcione de maneira eficiente e produtiva, é necessário contar com ferramentas que auxiliem o cotidiano. Um desses recursos é a base de dados — você sabe o que esse termo significa? Ele é um grande aliado do setor de contas a receber.

Para saber exatamente o que é e qual a importância da base de dados para o setor de cobrança da empresa, continue a leitura!

O que é uma base de dados?

Primeiramente, é importante entender o conceito de base de dados em geral. Ela consiste na coleta, organização e armazenamento de informações, de maneira sistêmica. Assim, essa base pode focar em qualquer tema ou finalidade. Por exemplo, clientes inadimplentes, clientes inativos etc.

A ferramenta deve ser estruturada para permitir que as informações sejam atualizadas, alteradas e acessadas de maneira fácil, sempre que necessário. Dessa maneira, ela pode ser utilizada como fonte para gerenciamento de informações e para embasar a tomada de decisão de diversos departamentos de uma empresa.

Para que serve uma base de dados em médias e grandes empresas?

Agora que você já sabe o que é uma base de dados, é o momento de entender para que ela serve. O recurso é útil para sistematizar as informações colhidas pela empresa, melhorando a produtividade e contribuindo para as estratégias da companhia.

Com uma base de dados eficiente, os gestores e colaboradores podem encontrar as informações necessárias para realizar uma atividade, de forma simples e prática. Para entender melhor, imagine que sua equipe deve realizar a cobrança de boletos vencidos há 5 dias.

Sem uma organização das informações, é necessário conferir todos os devedores para buscar quais deles apresentam débitos vencidos nessa data. Já com uma base de dados, é possível encontrar rapidamente e em poucos cliques todos os clientes que devem ser cobrados.

As informações organizadas também permitem identificar o perfil de cada cliente. Assim, é possível oferecer soluções e tratamentos personalizados, aumentando a satisfação do consumidor e as chances de recuperação de crédito.

Além disso, uma base de dados serve como referência para o planejamento e o monitoramento de ações. Com ela, o setor tem acesso a parâmetros para comparações e métricas para a elaboração de índices de desempenho.

Assim, uma base de dados também é útil para os gestores tomarem decisões baseadas em informações sólidas, e não em suposições. Consequentemente, ela ajuda a fazer escolhas mais acertadas para o negócio.

Qual a importância de ter uma base de dados no contas a receber?

Como você viu, uma base de dados é imprescindível para auxiliar no dia a dia de uma empresa, no planejamento de ações e na tomada de decisão. No departamento de conta a receber, isso não é diferente.

Afinal, com as informações organizadas, é possível ter um setor de cobrança mais eficiente. Por exemplo, a base de dados permite saber facilmente:

• a quantia recuperada nas campanhas de cobrança;
• o número de acordos fechados;
• o montante individual devido e total dos acordos;
• o número de promessas de pagamentos;
• os canais de cobrança mais efetivos;
• a quantidade de clientes contatados.

Dessa maneira, a base de dados funciona como uma grande aliada no setor de cobrança, melhorando a produtividade e aumentando as chances de recuperação de crédito.

Quais os riscos de não contar com essa base na empresa?

Ao entender a utilidade e a importância da base de dados em uma empresa, é possível mensurar os riscos de não ter essa ferramenta.

Primeiramente, sem a concentração de informações em fácil acesso, as equipes perdem mais tempo buscando os materiais necessários para realizar as atividades rotineiras. Dessa maneira, a produtividade em geral é reduzida.

Além disso, a falta da base de dados faz com que a companhia fique mais suscetível a erros. Por exemplo, esquecer de cobrar débitos ou realizar cobranças indevidas. Ou seja, há maiores chances de ter prejuízos financeiros e impactar negativamente o fluxo de caixa.

Outro ponto de destaque é que não ter uma base de dados dificulta a elaboração de indicadores que devem ser monitorados para o aprimoramento dos processos. Desse modo, a empresa não tem uma real noção da situação, podendo tomar decisões equivocadas na hora de definir estratégias.

Como contar com uma base de dados sólida no contas a receber?

Você acabou de ver que os riscos de não ter uma base de informações podem prejudicar o setor financeiro de uma empresa. Por isso, é importante contar com o recurso no departamento de contas a receber.

Mas como ter uma base de dados sólida e confiável? Confira dicas a seguir!

Escolha um sistema especialista em contas a receber

O primeiro passo é escolher um sistema especialista em contas a receber, como a Receiv. Essa ferramenta auxilia em todas as etapas do processo de gestão de recuperação de crédito, desde a régua de cobrança até o monitoramento do risco de crédito.

Ademais, o sistema fornece informações em tempo real — que podem ser acessadas por qualquer pessoa autorizada. Dessa maneira, o setor ganha agilidade nas tarefas do dia a dia e o gestor tem acesso a métricas que podem ajudar no monitoramento das atividades.

A plataforma de CRM inteligente também reduz os riscos de erros, já que os dados são organizados e armazenados automaticamente. Assim, a empresa também pode evitar problemas com clientes e aumentar as oportunidades de recuperação de crédito.

Realize o treinamento da equipe

A plataforma de CRM inteligente da Receiv é fácil de utilizar, por ser intuitiva. Contudo, vale a pena treinar os colaboradores para conhecer as funcionalidades e usá-las da melhor forma. Afinal, são os funcionários que coletam as primeiras informações para colocar no sistema, garantindo o alinhamento dos dados.

Neste post, você descobriu o que é uma base de dados e como ela pode ser útil para o departamento de cobrança. Se você ainda não organizou as informações da empresa, pode utilizar as dicas que acabou de aprender para deixar o setor de contas a receber mais produtivo.

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